亲爱的房东/租客，
当租房合同到期，你可能会面临是否续约的抉择。如果决定不续约，那么一份正式的告知函将帮助你顺利地完成这一过程。以下是一份详细的指南，包括如何撰写告知函以及其中的关键要素。
一、准备告知函的必要信息
在开始撰写告知函之前，请确保你拥有以下信息：
- 双方姓名和联系方式：包括你的全名、房东的全名、联系电话和电子邮箱。
- 租房地址：确保地址准确无误。
- 合同编号（如有）：如果有书面合同，提供合同编号以便双方记录。
- 告知函发出日期：告知函的正式日期。
- 合同到期日期：明确指出合同到期日。
二、撰写告知函的基本结构
一份标准的告知函通常包含以下几个部分：
1. 开头
- 称呼：使用正式的称呼，如“尊敬的[房东/租客姓名]”。
- 自我介绍：简短地介绍自己，包括姓名和身份（如租客）。
2. 正文
- 明确目的：直接说明写信的目的是为了告知不再续约。
- 合同到期日期：再次确认合同到期日期。
- 表达感谢：对房东在过去一段时间内提供的服务表示感谢。
3. 具体条款
- 说明原因（可选）：如果你愿意，可以简要说明不续约的原因，例如工作调动、搬家等。
- 归还物品：提及将按照合同规定归还所有租赁物品，并确保房屋恢复原状。
- 费用结算：说明如何结算剩余的租金或其他费用，以及具体的结算方式。
4. 结尾
- 正式请求：礼貌地请求房东接受你的决定。
- 期待回复：告知房东你期待收到确认回复。
- 结束语：使用正式的结束语，如“此致，敬礼”。
三、示例告知函
以下是一份示例告知函：
尊敬的[房东姓名]：
我是[你的全名]，目前在[租房地址]租住的房屋的租客。根据我们之间的租房合同，该合同将于[合同到期日期]到期。
在此，我正式通知您，我决定不续签合同。我对您在过去一段时间内提供的服务表示感谢，并承诺将按照合同规定归还所有租赁物品，并确保房屋在搬离前恢复到良好的状态。
关于剩余的租金和费用，我将按照合同规定进行结算。具体结算方式如下：[详细说明结算方式]。
请您在收到此函后，告知我关于合同终止的具体事宜。期待您的回复。
此致，敬礼。
[你的全名]
[你的联系电话]
[你的电子邮箱]
四、注意事项
- 正式性：确保告知函的语气正式且礼貌。
- 清晰性：信息要清晰明了，避免产生歧义。
- 及时性：在合同到期前足够的时间内发出告知函，以便双方都有足够的时间处理后续事宜。
希望这份指南能帮助你轻松地完成租房到期不续约的手续。祝你一切顺利！